איך עושים ספירת מלאי לקראת סוף שנה?
מי שמחזיקים מלאי בעסק לצרכי מכירה, יידרשו גם להגיש ספירת מלאי בסוף השנה. זה אומר, שבעלי העסק נדרשים לספור את כל המוצרים במלאי הקיים נכון ליום האחרון של השנה, לבדוק את מצב המלאי ביחס למצבו בשנה החולפת ולודא שהמוצרים שנמכרו דווחו כראוי ומוצרים שהתווספו למלאי נרשמו בצורה מסודרת.
מי שמחזיקים מלאי גדול ומגוון, כמו חנויות מכולת שכונתיות, חנויות פיזיות או מקוונות וכדומה – נדרשים לנהל את ספירת המלאי שלהם באופן מדוקדק, לספור כל סוג של מוצר ולהשוות את הכמויות ממנו לאלה של סוף השנה שעברה. גם עסקים בוטיקיים וקטנים שמנהלים כמויות קטנות של מלאי, כמו אמנים שמוכרים מוצרים ייחודיים ויצירות שלהם או נותני שירותים שלצד השירות גם מציעים מגוון מצומצם של מוצרים לנוחות הלקוחות שלהם – צריכים לדווח לרשויות המס על המוצרים העומדים למכירה בעסק והכמויות המדויקות שלהם.
צירפנו עבורך טיפים לספירת מלאי מדויקת.
מתי הגיע הזמן לספירת מלאי?
אם יש לך מלאי בעסק, יש להגיש ספירת מלאי לרשויות המס והספירה צריכה להתבצע בין עשרה ימים לפני ה – 31.12 של כל שנה קלנדרית לבין עשרה ימים לאחר מועד זה, והמלאי צריך להיות ספירה נכונה ומדויקת ליום ה – 31.12 (במילים אחרות: גם אם החלטת לספור בתאריך מוקדם או מאוחר מה – 31.12, המספרים צריכים לשקף את המלאי בעסק בדיוק בתאריך 31.12).
במקרים חריגים אפשר לקבל אישור מפקיד שומה על הקדמה או דחייה של ספירת המלאי עד חודש קדימה או אחורה, אבל גם במקרים האלה חובה עליך להגיש את הדו"ח בהתאמה ליום ה – 31.12 של השנה.
איך מבצעים בפועל את ספירת המלאי?
ספירת המלאי היא תהליך שעל פניו הוא פשוט ומובן: יש לספור כל סוג של מוצר שנמכר אצלך בעסק, ולדווח על הכמות ממנו בסוף השנה. אם יש לך מוצרים דומים (כמו למשל צבעי שיער בגוונים שונים או נעלי ספורט לילדים מדגמים שונים) – עליך לדווח על כל מוצר בנפרד. לתשומת ליבך יש כאן פוטנציאל לבלבול ולכן כשמנהלים מלאי מורכב ממוצרים רבים ושונים, חשוב לארגן את המלאי לאורך כל השנה בצורה מסודרת, לשים לב שכל מוצר שנכנס למלאי נרשם כראוי ותחת הכותרת המתאימה לו/ המק"ט הנכון שלו, כמו גם שכל מוצר שיוצא מהמלאי יוצא גם מהמערכת המנהלת את המלאי שלך.
לקראת ה – 31.12, יש לספור פיזית את הכמויות מכל סוג של מוצר במלאי שלך ולבדוק שהכמויות שספרת מתאימות למה שקיים במלאי שלך בתוכנות ניהול המלאי או בקובץ אקסל שאתה מנהל.
מה קורה כשהכמויות לא בדיוק מתאימות?
בדרך כלל, בארגונים שמנהלים מלאי גדול ומגוון, המספרים לא בדיוק זהים בין הספירה לתוכנות המלאי בכל המוצרים השונים. הפוטנציאל לשגיאות רישום וניהול מלאי לאורך השנה הופך את דו"ח המלאי המושלם לחלום שהוא כמעט בלתי אפשרי. שגיאות מלאי עשויות להיות:
- רישום לא מדוייק של מוצר בעת ההוספה שלו למלאי או כשהוא נמכר.
- אי רישום של פעולה, כמו למשל של מכירה או של רכישה של מוצרים למלאי.
- הנחת מוצרים שלא במקומם לקראת ספירת המלאי.
- בלבול בין סוגים שונים של מוצרים דומים.
- ספירה לא מדוייקת של מוצרים שמאוחסנים במיקומים שונים כמו בחנות, במחסן או בבית בעל העסק.
במקרים של אי התאמה בין הספירה בפועל למלאי הרשום, כדאי לנסות ולהבין מאיפה נובעת הבעיה. אנחנו תקווה שספירת המלאי שלך לא תעלה חריגות ברמות שקשה להסביר, חריגות קלות הן מובנות ואפילו צפויות בדרך כלל.
מה עושים לאחר ספירת המלאי?
מכינים טבלה:
הכמות של כל מוצר X כמה שילמתם עליו התוצאה היא שווי המלאי
עדכנו את השווי ישר למערכת אלפי, והדו"ח שלכם יעודכן בהתאם.
